.

Le déménagement est un marathon. Et une fois les derniers cartons sortis de vos anciens bureaux, une question cruciale se pose : que faire des locaux vides ? Si l’on pense souvent aux contraintes logistiques, la réfection contractuelle et le « grand ménage » de fin de bail sont une étape trop souvent négligée. Pourtant, il est bien plus qu’une simple corvée. C’est un acte de gestion qui peut vous éviter bien des ennuis financiers et juridiques.

Pourquoi ne pas laisser les lieux en l’état ?

Rendre un local propre et en bon état n’est pas qu’une question de courtoisie. C’est une obligation contractuelle. Le bail commercial que vous avez signé stipule presque toujours une clause de « remise en état ».

En ne respectant pas cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières, que le propriétaire pourra prélever sur votre dépôt de garantie ou vous facturer en supplément. La remise en état et le nettoyage final est donc une étape clé pour clore votre engagement de manière sereine et professionnelle.

Étape 1 : Vérifier l’état des lieux

À la fin d’un bail de bureau, le locataire doit remettre les locaux dans leur état d’origine, sauf vétusté ou usure normale, en se basant sur l’état des lieux d’entrée ; cela implique souvent de démonter les aménagements (cloisons, câblages) et de restaurer les peintures et sols, des obligations détaillées dans le bail, avec des experts (géomètre) pouvant aider à gérer les coûts et les litiges.

1. L’obligation de remise en état

La remise en état des locaux implique au moins trois paramètres à prendre en compte  :

→ Remise en “Pristin état”:

Le “Pristin état” est une expression officielle qui signifie que le locataire doit rendre les bureaux tels qu’il les a reçus, en éliminant les modifications apportées (cloisons, câbles, faux plafonds). Cette disposition est obligatoire si le bail le stipule, mais c’est parfois sujet à négociations. C’est en tout cas une question récurrente dans les baux de bureaux.

→ Usure normale :

après une durée d’occupation courte ou longue, le locataire ne peut pas être tenu pour responsable de la vétusté des lieux (peintures usées, usure des sols) ; la rénovation des lieux est à la charge du bailleur dans ce contexte.

→ Clause spécifique :

Une clause de remise en état peut obliger le locataire à rendre les lieux en parfait état, voire mieux qu’au départ, même avec un état des lieux d’entrée.

2. L’état des lieux de sortie

Lorsqu’un locataire quitte un logement ou un espace de bureaux, il est habituellement soumis à l’obligation d’établir un état des lieux de sortie en compagnie du bailleur. Cet état de sortie peut être effectué en compagnie d’un professionnel.

→ Comparaison des états des lieux :

Lors de l’état des lieux de sortie, on compare l’état actuel avec celui de l’état des lieux d’entrée, idéalement sur le même document ou un format identique. Cette comparaison est transcrite dans un document écrit, soit en direct, soit par prises de note vocales. Le document peut être documenté par des photos prises in situ.

→ Quand réaliser l’état des lieux de sortie?

Il se fait après le départ du locataire (et donc, suite au déménagement) et avant la remise des clés.

→ Qui doit faire l’état des lieux de sortie?

Bailleur et locataire, ou un expert (géomètre) dont les frais sont partagés, en cas de désaccord comme de commun accord.

3. Travaux à prévoir

A la sortie des lieux de locations, voici quelque exemples de travaux à potentiellement effectuer : 

→ Démontage des cloisons amovibles, faux plafonds, câblages

Le projet de démantèlement comprend plusieurs étapes cruciales visant à préparer l’espace pour une rénovation ou une nouvelle affectation.

Démontage des cloisons amovibles :

Cette phase consiste à démonter méthodiquement toutes les cloisons intérieures qui ne sont pas structurelles. Cela inclut le repérage, la déconnexion des éventuels systèmes électriques ou de ventilation intégrés, le démontage des panneaux un par un, et l’enlèvement des rails de guidage au sol et au plafond. Une attention particulière est portée à la récupération potentielle des matériaux pour un réemploi ou à leur tri sélectif pour un recyclage.

Démontage des faux plafonds :

Le retrait des faux plafonds suspendus est nécessaire pour accéder aux réseaux techniques dissimulés (CVC, électricité, plomberie) et pour préparer la hauteur sous plafond brute. Ce travail nécessite de déconnecter et de sécuriser tous les éléments fixés au faux plafond (luminaires, diffuseurs de ventilation, détecteurs d’incendie) avant de démonter l’ossature métallique et les dalles ou plaques de plâtre.

Démontage des câblages :

Cette étape englobe la dépose complète des réseaux de câbles qui ne sont plus en usage ou qui doivent être remplacés. Cela inclut les câbles électriques (force et éclairage), les câbles de données (informatiques et téléphoniques) et les câbles de sécurité (alarmes, vidéosurveillance). Il est impératif de s’assurer de la déconnexion de toutes les sources d’alimentation électrique avant de procéder à l’enlèvement des chemins de câbles, des goulottes et des boîtes de dérivation. L’ensemble des câbles est ensuite trié pour être envoyé vers des filières de recyclage spécialisées.

Cette phase implique le retrait minutieux des éléments non structurels installés par l’occupant, tels que les cloisons mobiles, les dalles de faux plafond et tout le câblage informatique ou électrique ajouté.

→ Remise en peinture (couleur d’origine) et réparation des murs

La remise en état des surfaces murales est souvent une des exigences majeures du bail. Elle implique plusieurs actions :

Restauration des murs :

Il est impératif de reboucher toutes les traces laissées par l’occupation, notamment les trous de chevilles et de vis (pour tableaux, étagères, écrans, etc.). Ces réparations doivent être effectuées avec des enduits appropriés, poncées et lissées pour que la surface soit prête à peindre.

Remise en peinture :

Sauf indication contraire ou accord du bailleur, les murs doivent être repeints dans la couleur d’origine spécifiée lors de l’état des lieux d’entrée. Cela garantit l’homogénéité et la neutralité de l’espace pour le prochain locataire. L’application d’une ou deux couches de peinture de qualité professionnelle est généralement requise pour couvrir uniformément et durablement les surfaces.

Ce point est d’autant plus crucial que la couleur ou l’état des murs est l’un des premiers éléments vérifiés lors de l’état des lieux de sortie.

→ Remplacement des équipements endommagés (robinets, interrupteurs) 

La vérification et le remplacement des équipements techniques et fonctionnels sont une partie intégrante de l’obligation de remise en état. Ces éléments, soumis à l’usure ou aux dommages accidentels durant l’occupation, doivent être rendus en parfait état de fonctionnement et d’esthétique, conformément à l’état des lieux d’entrée.

Équipements concernés :

• Plomberie et Sanitaires : Cela inclut le remplacement des robinets qui fuient, des mécanismes de chasse d’eau défectueux, des flexibles endommagés, ou des têtes de douche entartrées ou cassées. Il est crucial de s’assurer qu’il n’y ait aucune fuite après remplacement.
• Électricité et Luminaires : Il faut vérifier et remplacer les interrupteurs, les prises électriques (y compris les prises de données RJ45) ou les boîtiers d’encastrement fissurés ou jaunis. Les luminaires (dalles LED, spots, appliques) endommagés ou non fonctionnels doivent également être réparés ou remplacés.
• Quincaillerie : Les poignées de porte cassées, les serrures défectueuses, ou les charnières usées des portes et fenêtres doivent être remises en état ou remplacées pour garantir la sécurité et la bonne utilisation des locaux.

Le recours à des techniciens qualifiés (électriciens, plombiers) est indispensable pour garantir la conformité des installations et éviter tout risque de non-conformité ou de litige lors de l’état des lieux de sortie.

Tous ces travaux ne sont pas anodins.
Leur suivi peut faire partie de la mission d’agences comme Go to the Point.

4. Conseils pour le locataire

Si vous louer, il y a de fortes probabilités qu’un jour vous serez confronté aux obligations de sortie de bail. Anticipez toute surprise en adoptant de bons réflexes dès le début de votre arrivée : 

→ Analyser le bail :

Afin d’éviter les surprises futures, vérifiez attentivement les clauses de remise en état en début de bail.

→ Faire un état des lieux d’entrée détaillé :

C’est la meilleure protection contre les litiges futurs.

→ Faire appel à des experts :

Des sociétés spécialisées peuvent négocier avec le bailleur pour réduire les coûts. 

Étape 2 : Le tri, avant tout

Avant même de parler nettoyage, il est essentiel de faire le tri. Un déménagement est l’occasion parfaite de vous débarrasser de tout ce dont vous n’avez plus besoin. Mettez en place une démarche de clear out  en vous inspirant, par exemple, de la méthode japonaise des 5S, qui consiste à trier, ranger, nettoyer, standardiser et maintenir.

• Trier (Seiri) : faites l’inventaire de ce qui reste. Mobilier, équipements informatiques obsolètes, archives inutiles… Débarrassez-vous de tout ce qui est superflu pour ne conserver que l’essentiel.
• Ranger (Seiton) : organisez ce qui est conservé.
• Nettoyer (Seiso) : le grand nettoyage peut commencer une fois le tri effectué.
• Standardiser (Seiketsu) : établir des règles et procédures pour maintenir l’ordre et la propreté obtenus. Créer des standards visuels, des check-lists, définir les responsabilités pour que chacun sache comment maintenir l’organisation mise en place.
• Maintenir/Pérenniser/Suivre (Shitsuke) : ancrer ces bonnes pratiques dans la durée par la discipline et l’amélioration continue. Former les équipes, auditer régulièrement, ajuster les procédures si nécessaire pour que les 4 premiers S deviennent des réflexes quotidiens.  

Cette étape de tri est une excellente façon de commencer. Bien évidemment, cette phase démarre bien avant le jour du déménagement. Go to the Point vous accompagne dans cette tâche trop souvent perçue comme anecdotique. 

Étape 3 : Sortie de bail –  Le grand nettoyage, point par point

Vous avez déménagé et remis les lieux en l’état attendu et exigé par le bail? Voici maintenant la phase du nettoyage. Cette étape est plus importante que l’on ne le pense et nous recommandons fortement de la confier à des professionnels du cleaning de locaux business. Pour être certain de ne rien oublier, voici les points essentiels à vérifier, et à intégrer dans le cahier des charges de votre prestataire.

• Les sols : il faut adapter la technique de nettoyage au type de revêtement (carrelage, parquet, moquette).
• Les murs et plafonds : retirer les traces de mobilier, les marques, les vis et les chevilles. Si le bail le prévoit, une remise en peinture des murs peut être nécessaire.
• Les vitres et surfaces vitrées : elles doivent être parfaitement propres et sans traces. N’oubliez pas de retirer toutes les décorations ou stickers.
• Les sanitaires et cuisines : nettoyage et désinfection en profondeur sont de mise.

• Le traitement des documents, des déchets et des encombrants : les déchets liés au déménagement, aux travaux ou à la déconstruction doivent être gérés de manière responsable. La gestion des archives, des documents confidentiels et des déchets électroniques est un enjeu majeur. Un prestataire spécialisé garantira une traçabilité et une destruction conformes à la législation.

Conclusion

La remise en état et le nettoyage post-déménagement n’est pas un détail, mais une étape stratégique. C’est la dernière image que vous laissez de votre entreprise dans les lieux que vous quittez. Elle est un gage de sérieux pour votre bailleur. Une démarche méthodique, en lien avec une entreprise spécialisée, vous assurera une transition fluide et sans mauvaise surprise financière.

En conclusion

La remise en état et le nettoyage post-déménagement n’est pas un détail, mais une étape stratégique. C’est la dernière image que vous laissez de votre entreprise dans les lieux que vous quittez. Elle est un gage de sérieux pour votre bailleur. Une démarche méthodique, en lien avec une entreprise spécialisée, vous assurera une transition fluide et sans mauvaise surprise financière.

Comment Go to the Point vous accompagne dans vos fins de baux?

Nos accompagnements en sortie de bail font partie de noetre globale d’accompagnement au déménagement. Nous pouvons toutefois intervenir ponctuellement pour gérer cette phase. Nous vous aidons à :

• Pré-Audit
• Budget
• Planification des travaux
• Demande et sélection de devis de professionnels
• Inventaire et tri
• Suivi de chantier
• Dialogue avec les locataires et/ou les bailleurs

Parlons-en

Envie d’un accompagnement de fin de bail et de remise en état de vos locaux? Prenez contact avec nous pour une première analyse.