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EN QUELQUES MOTS :
Un déménagement d’entreprise est bien plus qu’une simple opération logistique ; c’est un projet de transformation majeur qui touche chaque collaborateur et collaboratrice. Sa réussite dépend de différents paramètres dont une communication orchestrée à chaque étape, de la décision stratégique à l’installation dans les nouveaux murs. Oubliez l’improvisation et le “flou artistique” : une communication bien menée est la clé pour transformer ce défi en une formidable opportunité. Voici une feuille de route élémentaire pour faire de votre déménagement une réussite humaine et organisationnelle.
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Étape 1 : Bâtir et partager la vision (la phase stratégique)
Bien avant que le premier carton ne soit scellé, tout commence par le « pourquoi ». La première mission de la communication est d’aligner l’équipe de direction sur une vision claire et positive du projet.
Pourquoi déménageons-nous ?
Est-ce pour accompagner la croissance?
Est-ce pour adopter de nouveaux modes de travail hybrides,
En quoi ça va améliorer le bien-être des équipes
Allons-nous en profiter pour renforcer notre image de marque ?
Une fois ce narratif consolidé, l’annonce aux collaborateurs doit être préparée avec soin. L’objectif est de présenter le déménagement non pas comme une contrainte, mais comme une étape excitante et une promesse d’avenir.
C’est le moment de donner le cap, de partager le calendrier des grandes étapes et, surtout, de rassurer en montrant que le projet est maîtrisé et pensé pour le bénéfice de tous.
Bien entendu, c’est à ce moment qu’il faut désigner les personnes qui seront les leaders et ou les moteurs de cette véritable campagne de communication interne (et externe).
Étape 2 : Co-construire le futur (la phase de conception)
Un déménagement ne s’impose pas, il s’accompagne. La phase de conception est le moment idéal pour transformer les collaborateurs en acteurs et actrices du projet. Une communication efficace devient alors un dialogue. C’est l’étape cruciale du recueil des besoins auprès des équipes.
Organisez des ateliers, des sondages ou des boîtes à idées pour comprendre leurs attentes:
- Ont-ils besoin de plus de « bulles » de concentration, de plus grands espaces de convivialité, ou de salles de réunion mieux équipées pour le travail hybride?
- Les outils de travail sont-ils encore conformes aux besoins de chacun, tant informatiques qu’utilitaires?
- Les départements et les équipes sont-elles judicieusement réparties dans les espaces?
- Et bien d’autres questions adaptées au projet.
En impliquant les collaborateurs dans ces questions (et réponses), des questions allant du choix de certains aménagements ou du mobilier jusqu’à l’organisation du travail quotidien, vous faites plus que collecter des informations précieuses : vous créez de l’adhésion et vous désignez naturellement les futurs promoteurs, ambassadeurs et ambassadrices du projet.
« Un déménagement réussi ne consiste pas à déplacer des meubles, mais à accompagner des personnes vers un nouvel avenir commun… et le leur expliquer! »
Étape 3 : Rendre le changement concret (la préparation opérationnelle)
À mesure que le jour J approche, la communication doit devenir plus pratique, fréquente et rassurante. L’incertitude est le principal ennemi de l’engagement. Il faut donc donner des repères clairs et un sentiment de contrôle aux équipes.
C’est le moment de partager des informations très concrètes
- Le planning détaillé : quand auront lieu les visites des nouveaux locaux? Quand recevrons-nous les cartons?
- Les « règles du jeu » : comment trier ses affaires? (C’est l’occasion parfaite pour une opération « grand tri » inspirée de la méthode 5S ). Comment étiqueter ses cartons? Comment participer à l’inventaire?
- Les plans d’aménagement : qui sera où? Mettre à disposition des plans clairs permet à chacun de se projeter.
- Le guide du déménagement : un document unique qui centralise toutes les informations utiles pour limiter les questions répétitives.
Comment diffuser les informations en interne?
Chaque société fonctionne avec son dispositif de communication interne. Voici quelques idées de médias pour diffuser les infos et structurer les conversations. Cette liste n’est pas exhaustive. Go to the Point peut d’ailleurs créer un de ces canaux spécifiquement pour votre projet de déménagement.
Ces médias et documents ne constituent pas une liste exhaustive.Vous souhaitez adapter cette liste à vos besoins? Contactez-nous.
Étape 4 : Le Jour J
Le « Jour J », c’est LE jour du déménagement. La plupart du temps – et surtout si vous vous faites accompagner de professionnels de l’organisation du déménagement – vous n’aurez pas besoin de communiquer vers vos équipes : elles sautont ce qui est en train de se passer et ce qu’on attend d’elles.
Le Jour J c’est le jour où il faut laisser travailler les pros du déménagement. Business continuity et/ou congé exceptionnel sont organisés de longue date et tout doit rouler.
Étape 5 : Soigner l’accueil (J+1)
La première impression est fondamentale. Le jour de l’arrivée dans les nouveaux locaux doit être un moment positif et mémorable, et non une source de stress. La communication joue ici un rôle d’accueil et d’orientation.
Pensez à l’expérience collaborateur dès la porte d’entrée :
- Un kit de bienvenue : un petit pack posé sur chaque bureau avec un plan, les contacts utiles, un guide des nouveaux outils (machine à café, système de réservation de salles) et pourquoi pas, une petite attention gourmande.
- Une signalétique claire : aidez les équipes à s’approprier l’espace avec des indications visibles et intuitives.
- Une présence humaine : désignez des « référents déménagement » ou des membres du projet facilement identifiables pour répondre aux questions et résoudre les petits tracas techniques du premier jour.
- Un moment de convivialité : organisez un petit-déjeuner ou un pot d’accueil pour lancer la nouvelle dynamique et célébrer cette étape clé.
- Onboarding automatisé : nos consultants peuvent également vous aider dans l’élaboration de dispositifs de communication en étapes en mode « marketing automation ».
En fonction de la culture de chaque entreprise, ces attentions doivent être adaptées et même réinventées.
Ces quelques bonnes recommandations de base ne constituent pas une liste définitive.Vous souhaitez partager avec nous d’autres idées? Laissez-les nous en commentaire ou contactez-nous.
Étape 6 : Animer le nouvel espace (« after care », après l’installation)
Le projet ne s’arrête pas une fois les cartons déballés. La phase post-déménagement (dit parfois “after care”) est essentielle pour s’assurer que les nouveaux espaces tiennent leur promesse et que les nouvelles habitudes de travail s’installent durablement.
La communication continue de jouer un rôle de facilitateur :
- Recueillir les retours : lancez une enquête quelques semaines après l’arrivée pour identifier les points de friction et les motifs de satisfaction.
- Partager les bonnes pratiques : mettez en avant les nouvelles manières d’utiliser les espaces de collaboration, les zones de détente ou les « bulles » de concentration.
- Célébrer la réussite : communiquez sur les bénéfices concrets observés depuis le déménagement pour renforcer le sentiment que le changement a été positif pour tous.
Parlons-en
En orchestrant votre communication à travers ces six étapes, vous transformez un simple déménagement en un puissant levier de management du changement. Vous ne vous contentez pas de déplacer des bureaux ; vous engagez vos équipes, renforcez votre culture d’entreprise et construisez les fondations de votre futur.
Et vous, si vous deviez déménager demain, quelle serait la première information cruciale que vous attendriez de votre entreprise ?
