Déménagement et aménagement de bureaux en Brabant wallon : un projet mené de l’avant-projet jusqu’à l’installation sur l’Axis Parc

En ce mois de juillet 2026, notre équipe vient de conclure une mission complète avec succès. Ce projet avait démarré par un « simple » test-fit et s’est ensuite prolongé jusqu’à l’installation des équipes dans leurs nouveaux espaces de travail. 

Réalisé pour le compte d’une agence wallonne de certifications, notre mission a consisté à déménager toute l’entreprise depuis des bureaux qui ne correspondaient plus à ses besoins jusqu’à un plateau livré vide (casco), aménagé à 100 % par nous, dans l’Axis Parc situé entre Wavre et Louvain-la-Neuve.

Un nouveau point de départ à l’Axis Parc

L’Axis Parc est un site d’entreprises du Brabant wallon, à quelques minutes de Louvain-la-Neuve. Notre client y a installé ses équipes dans de nouveaux espaces de travail. Au final, il aura été question de déplacer 70 collaborateurs aux profils multiples sur un plateau de 400 mètres carrés.

Notre intervention a couvert l’ensemble du parcours : test fit (vérification préalable qu’un espace correspond aux besoins avant de s’engager ), conception du projet, appels d’offres, suivi des commandes, planning, conseils pour le tri, suivi de chantier, réception des travaux et déménagement. 

Malgré ces multiples postes, nous avons fait en sorte que ces changements impactent au minimum le « business continuity » de l’agence. Dès le début, nous avons privilégié l’option de discuter essentiellement avec la responsable de projet (la DRH) et le CEO. La structure mise en place a permis une communication fluide et directe entre l’agence, les fournisseurs et le client, évitant la dispersion des informations. Sans cela, les clients se retrouvent souvent à devoir arbitrer entre un menuisier, un fournisseur de cloisons, plusieurs fournisseurs de mobiliers, un déménageur et un installateur informatique qui ne se concertent pas. 

Ici, à travers l’expertise et l’intermédiation de Go to the Point, l’agence a toujours eu une personne de confiance à qui poser ses questions.

Avant de dessiner, comprendre comment on travaille

Un aménagement ne commence pas par un plan. Il commence par un audit : l’inventaire de ce dont l’entreprise a besoin pour travailler. Combien de postes, quelle part de travail en équipe, combien de réunions dans une journée, quels profils ont besoin de silence, lesquels ont besoin de se parler en permanence.

Cette étape a l’air administrative. Elle décide pourtant de presque tout ce qui suivra, parce qu’elle fixe les usages que les plans devront servir.

Un plan se juge à 9 h du matin, au moment où tout le monde arrive en même temps ou presque… Dans cette agence de 70 collaborateurs, près d’un tiers des collaborateurs et collaboratrices sont généralement sur la route… mais revient tout de même occasionnellement au bureau. Il faut pouvoir créer des zones capables d’absorber différents volumes d’employé·es.

Vient ensuite le space planning, l’organisation des surfaces : où placer les postes, les salles de réunion, les zones de silence, les zones de détente, les circulations. C’est la traduction du projet en mètres carrés utiles. Nous concevons à partir des usages réels de l’entreprise, pas à partir d’un catalogue d’aménagements déjà vus ailleurs.

Les appels d’offres : choisir des prestataires, pas des devis

Une fois les plans arrêtés, il faut trouver ceux qui vont les réaliser. L’appel d’offres consiste à décrire précisément le travail attendu dans un cahier des charges, puis à consulter plusieurs entreprises sur cette base commune.

Comparer trois devis rédigés chacun à sa manière n’apprend pas grand-chose. L’un chiffre la pose, l’autre non ; l’un intègre les finitions, l’autre les facturera en supplément. Le cahier des charges ou appel d’offres sert précisément à cela : mettre tout le monde devant la même demande, pour que les prix deviennent comparables et que les écarts deviennent lisibles.

Sur ce projet, et sur base du cahier des charges (et des budgets prévus), six entreprises ont été retenues: Dols, Ambius, Louvers, Nazca Agency, Bois De Bout et Mozer.

Le planning, colonne vertébrale du projet

Un planning de chantier démarre par une liste de dates mais, de la théorie à la pratique, il faut souvent considérer qu’il existe une chaîne de dépendances entre ces dates. 

Par exemple, les cloisons ne se posent pas avant que l’électricité soit tirée ou le mobilier ne se livre pas sur un sol qui n’est pas fini, etc. Sauf que sur tout chantier, il faut gérer les impondérables. C’est là aussi qu’une agence comme Go to the Point surveille afin d’adapter les plannings dès que c’est nécessaire ou dialoguer avec les fournisseurs et entrepreneurs pour trouver des solutions.

Sans compter que l’expérience fait gagner beaucoup de temps. Autre exemple : le mobilier de bureau se commande fréquemment plusieurs mois à l’avance, selon les modèles et les finitions. Une chaise en rupture chez un fabricant, et c’est une zone entière qui reste vide le jour de l’emménagement.

C’est pourquoi le suivi de chantier ET des commandes occupe une place que les clients sous-estiment. Il consiste à vérifier, semaine après semaine, que chaque fournisseur avance au rythme prévu, et à traiter l’écart dès qu’il apparaît plutôt qu’au moment où il bloque la suite. Une commande passée trop tard ne se rattrape pas, une entreprise du bâtiment défaillante paralyse toutes les autres.

Sur ce projet, le planning annoncé a été respecté, et le budget également.

Le sort du mobilier : 46 % gardé, le reste redistribué

Un déménagement d’entreprise pose une question que peu d’organisations ont anticipée : que devient tout ce qu’on ne réinstalle pas ?

Sur ce chantier, 46 % du mobilier existant a été récupéré, remis en état si nécessaire, et réinstallé dans les nouveaux espaces. Le reste n’a pas été mis à la décharge : il a été donné à des associations, à des écoles et aux membres du personnel. Environ 10 % du matériel, trop abîmé ou obsolète, est parti en recyclage.

Là encore, ce résultat ne s’improvise pas la semaine du déménagement. Il se joue à l’inventaire, plusieurs mois plus tôt : recenser le parc existant, évaluer ce qui peut encore servir, identifier les repreneurs et organiser les enlèvements. Une association qui accepte trente bureaux a besoin d’un délai, d’un camion et d’un accès au quai de chargement, pas d’un appel la veille du déménagement.

L’argument n’est d’ailleurs pas seulement environnemental. Réemployer du mobilier en bon état coûte moins cher que d’en racheter, et le faire enlever gratuitement par une association coûte moins cher que de le faire évacuer en déchets encombrants.

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Conduite du changement présent à chaque étape

C’est la dimension du projet dont on parle le moins, et celle qui sépare un aménagement adopté d’un aménagement subi.

La conduite du changement désigne le travail d’accompagnement des personnes concernées par une transformation : les informer, les consulter, leur laisser le temps de comprendre ce qui change et pourquoi. Dans un projet de bureaux, elle pèse au moins autant que les plans.

Sur ce chantier, le binôme DRH-CEO a été impliqué à toutes les étapes, et les échanges sont restés fluides et transparents d’un bout à l’autre. Cela change enrichit le projet : les questions posées aux bons moments ont permis au duo de régler des arbitrages au moment où ils se posent, les questions remontent avant de devenir des reproches, et personne n’est confronté à un résultat inattendu le jour de l’emménagement.

L’adhésion des équipes se construit pendant le projet. Elle ne se rattrape pas le jour de l’emménagement.

Un collaborateur qui a pu dire ce dont il avait besoin pour travailler acceptera un espace différent de celui qu’il imaginait. Un collaborateur mis devant le fait accompli reprochera au nouveau plateau des défauts qu’il aurait pardonnés s’il avait été consulté.

Le don de mobilier au personnel relève de la même logique. Quelqu’un qui repart avec le fauteuil sur lequel il a travaillé pendant des années emporte un peu de l’ancienne installation avec lui. C’est un geste modeste, et il dit clairement que le projet n’a pas été mené contre les gens.

La réception des travaux

La réception des travaux est le moment où l’on vérifie, poste par poste, que ce qui a été livré correspond à ce qui a été commandé. En Belgique, elle se déroule en deux temps : une réception provisoire, qui constate la fin des travaux et liste les réserves à corriger, puis une réception définitive, prononcée après correction de ces réserves.

C’est une étape que les clients abordent souvent seuls, et sans savoir quoi regarder. Une teinte qui ne correspond pas à l’échantillon validé, une prise absente là où un poste est prévu, une porte qui frotte : ces détails se corrigent sans difficulté tant que le solde n’a pas été payé, et deviennent des combats une fois le chantier clôturé.

La réception ne se règle pas à la bonne foi, elle se prépare avec la liste des engagements pris.

Le jour J du déménagement

Le déménagement vient ensuite. C’est la partie du projet que tout le monde imagine, et la plus courte. Elle se passe bien quand tout ce qui précède a été fait : les postes numérotés, les cartons étiquetés selon un plan que chacun a reçu, les accès et les ascenseurs réservés, l’informatique prête à redémarrer le lundi.

Le signe qu’un déménagement a été bien préparé tient dans un détail : personne ne cherche où poser son carton. Il porte le numéro de son nouvel environnement, nouvel espace, nouvelle implantation.

Au final

Vu de l’extérieur, ce projet se résume à des bureaux neufs dans un parc d’entreprises du Brabant wallon. Vu de l’intérieur, c’est tout un projet incluant des plans, un office design et une coordination, jour après jour. Puis onze entreprises consultées et suivies, un planning tenu semaine après semaine, un inventaire de mobilier, des dons organisés, une réception attentive, un espace de bureau désigné avec les codes de l’identité de l’agence, et un déménagement préparé espace par espace pour 70 personnes sur 400 mètres carrés. 

C’est ce que recouvre une mission complète. La plupart des entreprises le découvrent en cours de route, après avoir cherché « quelqu’un pour le déménagement ». Le transport est le dernier maillon d’une chaîne qui commence bien plus tôt.

Une entreprise ne réaménage ses bureaux qu’une fois tous les dix à quinze ans. C’est assez peu pour qu’aucune équipe interne n’ait le temps d’en faire un métier, et assez rare pour qu’il vaille la peine de bien s’y prendre.

Si vous préparez un déménagement ou un aménagement de bureaux, posez-vous d’abord une question : qui va assurer la cohésion et avec quelels compétences?
⇢ Écrivez-nous pour en parler avant de signer quoi que ce soit. C’est le moment où les décisions coûtent le moins cher.

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